Kurz erklärt: OCR (Optical Character Recognition) wandelt gescannte Bilder von Text in durchsuchbaren, kopierbaren Text um, indem Software Buchstaben und Zeilen erkennt.
Ein Scan ist zunächst nur ein Foto. Der Computer weiß nicht, dass dort der Satz „Rechnungsnummer 4711“ steht. Erst die Texterkennung analysiert Helligkeitsmuster, vergleicht sie mit bekannten Schriftzeichen und legt eine Textebene hinter das Bild.
Was die Genauigkeit beeinflusst
- Auflösung ab etwa 300 dpi
- Gerade Ausrichtung ohne Schräglage
- Kontrast: dunkle Schrift, heller Hintergrund
- Sprache korrekt eingestellt, damit Umlaute und Wörterbuch passen
Typische Einsatzfälle
Archivierte Briefe lassen sich per Suchbegriff finden, Tabellen können in Excel übernommen, Textpassagen kopiert werden. Viele Scanner-Apps und PDF-Programme bringen OCR mit; frei verfügbar ist beispielsweise die Engine Tesseract.
Fehler treten bei Handschrift, verblassten Thermopapieren und Mehrspaltenlayouts auf. Kontrollieren Sie wichtige Zahlen wie Beträge oder IBAN immer nachträglich von Hand. Die Textebene wird meist als durchsuchbares PDF gespeichert, wobei das Originalbild sichtbar bleibt. Für die dauerhafte Archivierung kommt zusätzlich das Format PDF/A ins Spiel.
Software und Alternativen
Hersteller liefern oft OCR in ihren Scan-Apps mit, daneben bieten PDF-Programme und Smartphone-Apps die Funktion. Offene Lösungen wie Tesseract bearbeiten viele Sprachen. Bei sensiblen Dokumenten sollten Sie auf lokale Verarbeitung achten, statt Inhalte an Online-Dienste zu schicken.
Für das Ablegen von Rechnungen genügt oft die Dateibenennung mit Datum und Absender, ergänzt durch die Textebene. Gemeinsam ergibt das ein Archiv, in dem sich jedes Dokument binnen Sekunden findet.
Quelle: Wikipedia: Texterkennung · Stand: Oktober 2026