PDF/A

Normale PDFs verweisen manchmal auf externe Schriften, Farbprofile oder Skripte. Öffnet man sie nach Jahren auf einem anderen System, kann die Darstellung abweichen. PDF/A schließt solche Abhängigkeiten aus: Schriften sind eingebettet, Farben definiert, Verschlüsselung und ausführbare Inhalte untersagt.

Varianten

• PDF/A-1: ältere Grundform auf PDF 1.4 basierend
• PDF/A-2 und -3: erlauben unter anderem Transparenz und eingebettete Dateien
• Stufe b (basic) sichert die Darstellung, Stufe a zusätzlich Struktur und Textlogik

Wo es gebraucht wird

Behörden, Gerichte und Unternehmen mit Aufbewahrungspflichten verlangen dieses Format häufig. Beim Scannen lässt es sich meist als Speicheroption wählen. Wer Dokumente zuvor per OCR durchsuchbar gemacht hat, erhält so eine Datei, die Bild und Text zusammen sichert.

Wichtig: PDF/A garantiert die Lesbarkeit, nicht die rechtliche Beweiskraft. Ob ein Verfahren für steuerliche oder gesetzliche Zwecke ausreicht, hängt von den jeweiligen Vorgaben ab. Prüfprogramme wie veraPDF zeigen, ob eine Datei die Norm tatsächlich erfüllt.

Erzeugen und prüfen

Viele Scan-Programme und Office-Anwendungen bieten beim Speichern oder Exportieren die Option „PDF/A“. Wählen Sie die Variante, die Ihr Empfänger verlangt, und kontrollieren Sie das Ergebnis mit einem Prüfwerkzeug. Beachten Sie, dass die Dateien meist größer ausfallen, weil Schriften und Farbprofile eingebettet werden.

Wer Dokumente an Kunden oder Ämter schickt, fragt am besten vorher nach dem gewünschten Format. Ein PDF/A-Export hilft nicht, wenn der Empfänger etwa Unterschriften oder bestimmte Metadaten verlangt, die andere Standards abdecken.